8 tips voor de Jaarrekening

Vooral de afdeling Finance werkt aan de jaarrekening. De accountant controleert, maar de controller is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid. Op afstand blijven is dan ook een no go. Als controller moet u bovenop het opstel- en controleproces zitten, om meteen te kunnen bijsturen bij onvolledigheden, fouten of ontbrekende toelichtingen. Want gaat er iets mis, dan kijkt iedereen naar u.

De jaarrekening: aan dit document werkt vooral de afdeling Financiën, de uitkomst ervan controleert de accountant, maar…. de controller draagt verantwoordelijkheid voor de betrouwbaarheid van de jaarstukken. Op afstand blijven in dit proces is dan ook een no go voor de controller. Hij moet bovenop het opstel- en controleproces zitten, om meteen te kunnen bijsturen als er onvolledigheden ontstaan, fouten worden gemaakt of correcte toelichtingen ontbreken. Want gaat er iets mis, dan kijkt iedereen naar de controller. 4 tips om goed te starten.

1. Zorg voor goede kennis

Weet welke actuele eisen aan de komende jaarstukken worden gesteld. Hoe? Woon jaarlijks een seminar bij waar de actualiteiten voor de eerstvolgende jaarverslaggeving toegelicht worden. Let erop dat de kennis hierover bij de medewerkers terechtkomt die de jaarstukken opstellen. Vraag ook aan de accountant of hij nog bijzondere posten ziet in vergelijking met het jaar ervoor.

2. Stel een position paper op

Neem vooraf met de betreffende medewerkers door hoe bepaalde posten en schattingen in de jaarrekening worden samengesteld. Dat kan gaan om waarderingsaspecten van bijvoorbeeld vastgoed, maar ook om voorzieningen in de balans, zoals belastinglatenties. Neem de standpunten op in een position paper. Bespreek die in december van het voorgaande belastingjaar al met de managers, de bestuurder, de raad van commissarissen en de externe accountant. Zo voorkom je vervelende verrassingen op het moment van controle van de jaarstukken.

3. Maak een realistische planning

Dat klinkt zo logisch, maar ik zie regelmatig dat dit niet gebeurt. Er is altijd een afdeling die de stukken niet op tijd aanlevert, en dan gaat het knellen. De planning van het jaarrekeningproces moet realistisch zijn, omdat je anders in de knel komt om de vaststellingsdatum van de jaarstukken te halen. Zeker ook omdat er maar beperkt tijd is voor de accountantscontrole. Neem de planning dan ook tot in werkdetails door met de medewerkers die aan de jaarrekening werken. En, net zo belangrijk, bespreek deze planning ook met het managementteam, zodat voortgang ook vanuit die hoek bewaakt wordt.

4. Onderzoek de cruciale posten

Daarmee bedoel ik de posten in de balans, de winst/verliesrekening en het kasstroomoverzicht die een grote invloed hebben op het beeld van de jaarrekening. Die belangrijke posten moeten betrouwbaar zijn berekend en bewerkt. Als controller houd je contact met de opstellers en beoordeel je deze werkzaamheden. Neem de conclusies van die werkzaamheden op in een memorandum – eenvoudig en kort dus. Gebruik dat voor de accountantscontrole, maar ook voor de vergadering over de conceptjaarstukken met het bestuur, het managementteam, en de raad van commissarissen.

Neem aan de voorkant tijdig de juiste stappen om later in het proces, tijd, frustratie, en extra accountantskosten te voorkomen! Maar ook na een goede voorbereiding kun je het nu volgende opstel- en controleproces niet loslaten. Daarbij kunnen de volgende tips van toepassing zijn.

5. Ga na of het accountantsdossier aan de eisen voldoet

De accountant stelt vooraf een opleverlijst op (Prepared By Client) met een datum waarop de stukken in het (digitale) dossier behoren te zitten.

Als controller ben je hierbij in de regel niet actief betrokken, maar je wilt wel weten, of de gevraagde stukken met voldoende kwaliteit en tijdig worden opgeleverd.
En wanneer je merkt (af en toe kijken in het digitale dossier) dat de oplevering gevaar loopt, overleg je met de verantwoordelijke mensen van de afdeling Financiën wat het beste kan worden gedaan. Dat kan uitmonden in een spoedoverleg met de bestuurder en mogelijk de accountant of in het stellen van prioriteiten in de nog op te leveren stukken (en dan het accepteren van meerwerk door de accountant).

6. Schrijf een controllersmemo over het opstel- en controleproces

Op het moment dat de conceptjaarstukken zijn opgesteld en de accountant zijn controlebevindingen heeft verzameld, schrijft de controller een memorandum (in aanvulling op 4) over het opstel- en controleproces. Hierin geeft hij o.a. zijn bevindingen als controller op de conceptjaarstukken, het opstelproces en de bevindingen van de accountant. Juist van de controller verwacht de RvC, dat hij de jaarstukken vergelijkt met het jaarplan, de bedrijfsplannen en de prestatie-afspraken. Bijzondere afwijkingen zal de controller in zijn memo opnemen. Dit memorandum is een agendastuk in de vergaderingen over de jaarstukken en de accountantscontrole daarop.

7. Geef een toelichting op de behandeling van de jaarstukken in het MT en de RvC.

In de vergaderingen van het MT en de RvC komen de jaarstukken en het conceptaccountantsverslag aan de orde. Op dat moment kun je de bijzonderheden (nagekomen feiten) van het controllersmemorandum toelichten. In de vergadering van de RvC is ook de controlerend accountant aanwezig. Het is daarom doelmatig om de accountant vooraf het controllersmemorandum te geven.

8. Evaluatie met de betreffende medewerkers en de accountant

Zeker in het geval er tegenslagen waren (fouten, niet gehaalde planning, geen goede aanlevering van de stukken) is het verstandig om een analyse te laten maken door de afdeling die de jaarstukken verzorgde. Deze zal moeten leiden tot een concreet actieplan om de genoemde verbeteringen te realiseren. Ook de accountant hoort in deze analyse te worden betrokken. Wat was zijn ervaring? En zijn er in zijn aanpak ook verbeteringen aan te brengen? Als controller neem je deel aan deze besprekingen en houd je de actiepunten in de gaten in de volgende ronde van het proces van de jaarstukken.

Partnerbijdrage