Beter Grip op de kosten met behulp van Data-analyse & slimmere vormen van berichtenverkeer

In de ronde tafelbijeenkomst berichten / dataverkeer, hoe maken we dit beter? van 15 november jl. hebben de deelnemers perspectieven uitgewisseld over de vraag hoe met behulp van gerichte data-analyse grip kan worden verkregen op de (kosten-) ontwikkeling in het sociaal domein (jeugdwet, WMO en participatiewet). De inrichting van het berichtenverkeer is in deze bijeenkomst nog niet aan de orde gekomen.

De werkvorm ronde tafel werkte goed om verschillende perspectieven aan de orde te krijgen. Dat kwam omdat de deelnemers aan de ronde tafel vanuit verschillende disciplines hun inbreng leverden.

Grip kan beter door real time datagebruik

De aftrap werd gegeven door tafelvoorzitter Frank van Kommer, partner van PWC. De laatste tijd is bij een aantal gemeenten sprake van (omvangrijke) tekorten op de voor het sociaal domein beschikbare budgetten. Bovendien hebben gemeenten te maken gekregen met veel uitvoeringsproblemen die eraan hebben bijgedragen dat onvoldoende (tijdig) zicht bestond op zowel de rechtmatigheid van de geleverde zorg als de omvang van de daarmee gepaard gaande kosten. Door slim data te gebruiken kunnen we realtime grip houden op de kosten van geleverde zorg. De budgetuitputting wordt nu vaak achteraf bekeken in plaats van realtime. Hier is nog winst te halen:

• Inzicht in processen in de keten en hoe deze beter op elkaar aan kunnen sluiten waardoor concrete monitoring en evaluatie van (contract)afspraken met zorgaanbieders plaats kan vinden. Dit geeft mogelijkheden om met horizontaal toezicht een relatie met zorgaanbieders toe bouwen die is gebaseerd op wederzijds begrip en gerechtvaardigd vertrouwen;
  
• Verbeterde sturing en verantwoording, bijvoorbeeld door het gebruik van genoemde innovatieve data-analyses en visuele inzichten zodat de dialoog tussen gemeentes en aanbieders over kwaliteit en inhoud van zorg plaats kan vinden.

Dat vraagt wel dat gemeenten zich bewust zijn van het feit dat slim gebruik van data de grip enorm kan verbeteren. Dat besef is er nu niet en dat betekent dat een opleidingsimpuls nodig is. Het is daarbij – hoe belangrijk- onvoldoende als gemeenten alleen zicht hebben op prijs en hoeveelheid te leveren zorg. Hoe voorkomen we incidentenpolitiek en zorgen we ervoor dat de organisatie zicht krijgt op de beleidseffecten?

Beleidsmedewerkers moeten informatiemanagementvaardigheden hebben

Uit de discussie aan tafel blijkt dat het beeld wordt herkend dat goed gebruik van data cruciaal is om meer grip te krijgen op de uitvoering en de beleidspraktijk in het sociaal domein. Als voorbeeld noemt een deelnemer dat in zijn gemeente voor een zeer beperkt aantal multiprobleemgezinnen het leeuwendeel van het budget nodig is. Beleid vraagt data ter ondersteuning. Nu is het nog vaak zo dat er alleen proza komt als beleid wordt geëvalueerd. Cruciaal is dat het beleid door data wordt ondersteund en gevoed. Met andere woorden: beleidsmedewerkers moeten informatiemanagementvaardigheden hebben (business rules kunnen definiëren). De inschatting is dat daar niet de kerncompententies liggen van veel van de huidige beleidsmedewerkers.

Er lijkt wel een paradigmashift te zijn. De nieuwe wereld werkt niet meer volgens de spelregels van de machinebureaucratie en vraagt andere kwaliteiten van de medewerkers. De rol van ICT/data wordt veel groter. ICT is niet meer alleen een middel maar voor veel beleidsterreinen wordt het core business. Veel beleidsambtenaren hebben een alphaprofiel en zullen niet zonder extra opleiding optimaal gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van data. De gemeente moet echter de slag wel maken.

Waar moet er dan precies anders? De beleidsambtenaar nieuwe stijl is zich ervan bewust wat data betekenen in de besluitvorming, is een netwerker die niet verkokerd denkt en kan zich het nieuwe jargon eigen maken. Het gaat om het stellen van de juiste vragen (hypothesen) en die weten door te vertalen in de datastructuur. Als voorbeeld kwam aan de orde hoe gemeenten het verloop van het kostenniveau proberen te voorspellen. Is dat wel altijd gekoppeld aan de verwachte bevolkingsgroei in de gemeente? Een beleidsambtenaar die dit soort dwarsverbanden niet legt, mist cruciale info.

Hoe maken we de omslag?

Als probleem wordt ervaren dat de huidige systemen uit de jaren 80 komen en hierop niet aan te passen zijn. Veel medewerkers hebben ook hun opleiding gehad in die tijd en zijn niet gewend om datagedreven beleid te maken dat adaptiever is en reageert op realtime informatie. Sommige aanwezigen denken dat het ook erg lastig zal worden om deze medewerkers anders te laten werken. Handicap is ook dat in de top van de organisaties ook lang niet altijd iemand zit met voldoende ICT genen en affiniteit. Anderen zien daarvoor meer mogelijkheden. Als de overtuiging bij velen is “ ik ben als beleidsmaker niet van de cijfers” dan wordt dat de groepsnorm. Kijk wie wel het gewenste gedrag vertonen in de wetenschap dat gedrag “besmettelijk” is (lees: wordt overgenomen binnen groepen).

Conclusie

Er kan veel meer en er moet veel meer. De ronde tafeldiscussie heeft opgeleverd dat de bottleneck daarbij niet de techniek is maar de mens. Uitdaging is om op dit punt een stuk bewustwording te creëren voor onze achterban. Daarbij kan er een win-win situatie zijn. De medewerker die zich bewust is van de veranderingen die zich voltrekken, kan erop inspelen en zichzelf futureproof maken. Voor de organisatie kan verbetering leiden tot lagere kosten, meer grip en adaptiever beleid. In een volgende ronde tafelbijeenkomst diepen wij verder uit hoe de omslag gemaakt kan worden!

Paul Jongkees, Bestuurslid FAMO Netwerk