Digitalisering verandert financiële functies ingrijpend

Wil je de toekomst van financiën op de agenda te krijgen bij jouw gemeente? Download dan dit rapport en leer het laatste nieuws over de ingrijpende veranderingen die de financiële functie binnen gemeenten te wachten staan. Uit onze verkenning blijkt dat de invulling van de functie veel meer strategisch van karakter wordt. Innovatieve technologie speelt hierbij een belangrijke rol.

Coronacrisis

De impact van de coronacrisis en de tekorten in het sociale domein vergroten de noodzaak van verandering van de financiële functie. Los daarvan zijn veel gemeenten al bezig de financiële functie anders in te richten. De komende vijf jaar willen zij het accent verleggen van het effectief uitvoeren van de administratie naar meer bedrijfseconomische analyses bedoeld voor college, directie en management.

Dit blijkt uit de in opdracht van A&O fonds Gemeenten uitgevoerde verkenning naar de toekomst van financiën. Deze verkenning schetst een beeld van de financiële functie van de toekomst en biedt praktische voorbeelden van gemeenten die voorop lopen, kansen hebben verzilverd, belemmeringen te boven zijn gekomen en succesvolle strategieën hebben geïmplementeerd.

Datagedreven organisaties

Digitalisering en robotisering zullen naar verwachting een opmars maken in gemeentelijke organisaties, waarbij de grotere gemeenten zich doorgaans als voorlopers manifesteren. Er treedt een verschuiving op in de rol van de financiële functie door een deel van het werk te automatiseren. Werkzaamheden zoals het verwerken van transacties, het opstellen van rapportages en het uitvoeren van controles zullen (deels) overgenomen worden door technologie. De ruimte die dit creëert, kan worden benut ten behoeve van werkzaamheden die meer waarde toevoegen aan de organisatie.

Pioniergemeenten

Een aantal pionierende gemeenten maakt een ontwikkeling door naar datagedreven organisaties. De gemeente Rotterdam heeft daarvoor bijvoorbeeld een omvangrijk en gemeentebreed programma ingericht. De gemeente Utrecht vergroot volgens het principe van datagedreven werken de effectiviteit en efficiëntie van audits en controles en beperkt de controlelast in de organisatie tot een minimum.

Steeds meer gemeenten (onder andere Zwolle en Ridderkerk) starten initiatieven met de inzet van Robotic Process Automation (RPA). Dit leidt niet alleen tot een grotere mate van efficiency, de financiële functie beschikt daardoor ook over een betere basis voor reporting, analyse en interne controles. Dat creëert ruimte voor de financiële functie om zich te ontwikkelen tot business partner van de gemeentelijke organisatie. Bij deze veel meer strategische invulling van de functie kan geavanceerde technologie zoals en kunstmatige intelligentie een ondersteunende rol spelen, bijvoorbeeld bij het opstellen van prognoses en toekomstscenario’s. De mogelijkheid om met nieuwe datavisualisatie- en analysetechnologie waardevolle sturingsinformatie te creëren, trends in beeld te brengen en betere voorspellingen te doen versterken deze ontwikkeling.

Randvoorwaarden transitie

Politiek en bestuurlijk draagvlak en voldoende middelen voor de vernieuwing zien de gemeenten als belangrijke randvoorwaarden voor een succesvolle transitie van de financiële functie. Overigens ervaren alle gemeenten die hebben meegewerkt aan de verkenning belemmeringen bij het vernieuwen van de financiële functie.

Er zijn technische uitdagingen in de vorm van bestaande boekhoudpakketten die soms grote moeite hebben om te communiceren met nieuwe technologie. De grootste opgave ligt echter bij het ontwikkelen en meenemen van medewerkers in de verandering. Technologie biedt medewerkers kansen om meer uitdagende analytische, communicatieve en adviserende taken te verrichten. Voor administratieve medewerkers betekent digitalisering een grote omslag door het verdwijnen van repeterende en routinematige taken.

Daarnaast biedt innovatieve technologie kansen voor financiële functies van gemeenten om relevant te blijven of nog relevanter te worden. Een belangrijk kenmerk van de financiële functie van de toekomst is intern ondernemerschap: de drijfveer om constant te willen verbeteren en te vernieuwen om klanten goed te bedienen en – specifiek voor de gemeentelijke overheid – publieke waarde te genereren.

Digitalisering bij gemeenten

A&O doet regelmatig onderzoek naar digitale transformatie, analyseert functiemetamorfoses en houdt een vinger aan de pols als het gaat om de impact hiervan op de gemeentemedewerker. Meer weten? Kijk hieronder verder.

Partnerbijdrage

Bron: A&O fonds gemeenten