E-factureren is winst, ook voor betaalverkeer met de plaatselijke bakker

Over anderhalf jaar wordt vanuit Europa e-factureren verplicht voor Nederlandse gemeenten. Preciezer gezegd: elke gemeente moet vanaf 27 november 2018 digitale facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dat is snel, maar de urgentie wordt volgens Rudolf Roeleven van KING nog nauwelijks gevoeld. ‘Gemeenten en crediteuren zitten een beetje op elkaar te wachten.’ Op de FAMO Voorjaarsbijeenkomst Financiën zette Roeleven de verplichtingen en voordelen op een rij. - Linda van Tilburg

‘Ik ben nu vier jaar projectleider e-factureren bij KING’, introduceert Rudolf Roeleven zich tijdens de voorjaarsbijeenkomst Financiën. ‘En ik ben even benieuwd: wie van u is binnen de organisatie bezig met e-factureren?’ In de zaal voor hem zitten een paar honderd FAMO-leden, voor het overgrote deel gemeenteambtenaren uit de financiële hoek, van wie er welgeteld twee de hand opsteken. Roeleven, droog-komisch: ‘Dan doe ik volgens mij iets niet helemaal goed.’

Op serieuze toon vervolgt hij zijn verhaal: een snelcursus e-factureren inclusief stappenplan waar gemeenten morgen mee kunnen starten. Daarvoor is allereerst een goed begrip nodig van wat e-factureren nu precies is. Roeleven: ‘Veel gemeenten die zeggen al aan e-factureren te doen, bedoelen dat ze facturen als PDF ontvangen en versturen. Maar het gaat veel verder dan dat. Een e-factuur is een factuur die voldoet aan een gestructureerd format, die volledig geautomatiseerd kan worden gelezen en verwerkt.’

Dat levert gemeenten veel voordelen op, stelt Roeleven. Denk bijvoorbeeld aan efficiencywinst, minder spookfacturen, minder uitval, kortere doorlooptijden en betaaltermijnen, vereenvoudiging van de accountantscontrole en een eigentijdse uitstraling en imago. Iemand uit de zaal werpt een probleem op: ‘Hoe gaan we dan om met plaatselijke leveranciers, zoals de bakker? Die sturen gewoon hun eigen rekeningen en die hebben niet dat ene format. Het zou voor hen ook te duur zijn om daarin te investeren.’ Roeleven kan de vragensteller geruststellen. Voor dit soort situaties bestaan oplossingen, weet hij. ‘Bijvoorbeeld dat je vanuit een portal iets aan die bakker stuurt waar hij zijn betaling mee kan verrichten. Onder meer de gemeente Borger-Odoorn heeft daar iets op gevonden.’

Wat zijn de fasen van e-factureren?

1. Techniek. Dit is de basisvoorwaarde om te kunnen ontvangen en verwerken.
2. Proces. De processen van ontvangen en verwerken zoals ze zijn, moeten worden aangepast aan de nieuwe, geautomatiseerde manier.
3. Adoptie/gebruik. Hieronder valt het aansluiten van toeleveranciers. Dit is een belangrijke fase, benadrukt Roeleven. Het is hét moment om crediteuren erbij te betrekken. Besteed daar veel aandacht aan, is zijn advies. Een sterk argument om leveranciers tot aansluiten te bewegen, is dat ze daardoor aan verschillende gemeenten op dezelfde wijze kunnen factureren.
4. Automatisch boekhouden. Zorgen voor een automatische match met inkoop- en orderadministratie en verplichtingenadministratie.

De huidige financiële software is geschikt om voor e-factureren te gebruiken, zegt Roeleven. Wat de EU-richtlijn betreft: die gaat in op 27 november 2018. Om daaraan te voldoen, is implementatie van de techniek voldoende. ‘Je kunt er als gemeente dus voor kiezen het daarbij te laten. Al raad ik dat niet aan.’

Waar kunnen gemeenten direct mee aan de slag?

1. Maak een projectplan met de afdeling I&A.
2. Informeer bij je softwareleverancier.
3. Bepaal je ambitie en analyseer de impact op de administratieve processen. Dat laatste is ook in personeel opzicht belangrijk. Wie nu de facturen scant, is straks immers overbodig.
4. Maak budget vrij.
5. Betrek de OR. Zie punt 3.
6. Communiceer het plan intern, maar ook extern, oftewel: naar je crediteuren. Het is immers zonde van de investering als niemand van de toeleveranciers je straks zo’n e-factuur stuurt.

Ondersteuning nodig bij de implementatie van e-factureren? PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden ministerie van Economische Zaken) begeleidt gemeenten hierbij. Zie www.pianoo.nl. In contact komen met Rudolf Roeleven kan via rudolf.roeleven@kinggemeenten.nl.