Hebben wij de basis eigenlijk wel op orde?

Zes interventies op basis van goede (en minder goede) praktijken

Er gaan wel eens dingen mis bij publieke organisaties. Soms roept dat de vraag op: is de basis hier wel op orde? Maar wat betekent dat eigenlijk? Hoe zie je of een organisatie de basis op orde heeft of juist niet? Wat doen goed presterende organisaties? En wat kun je doen om echte missers te voorkomen? Dit artikel is het eerste uit een tiendelige serie op basis van de criteria van de Verkiezing Overheidsorganisatie van het Jaar. bron: Vensters voor bedrijfsvoering

Wat kan er zoal misgaan? Enkele voorbeelden vanuit de media en andere bronnen. De dienst belastingen van een gemeente keert miljoenen te veel uit aan de minima, door een verouderd ict-systeem. Een medewerker van de crediteurenadministratie maakt een bedrag met zes nullen over op zijn privérekening. Een medewerker van een natuurorganisatie doet hetzelfde, maar dan vijf jaar lang met kleinere bedragen. Hij komt tot drie ton. Een overheidsorganisatie investeert – jaren na de Leemhuisaffaire- in risicovolle beleggingen. Diverse publieke organisaties blijken te worstelen met de bewaar- en vernietigingsplicht van informatie. Een organisatie laat een belangrijke taak uitvoeren door een bedrijf en merkt dat zij informatie opslaan in Rusland. Inkopers bij de politie laten zich te veel in de watten leggen door een auto-importeur, het wordt een zaak met tientallen verdachten. Ook leidt het samenvoegen van 26 regionale ict-systemen tot problemen. In een ziekenhuis bekijken tientallen mensen het dossier van een realityster, veel meer dan strikt medisch noodzakelijk. Een kazerne komt in het nieuws met een cultuur van vernedering en mishandeling. En bij diverse bedrijven en overheden zou sprake zijn van een ‘angstcultuur’.

Bij een aantal van deze gevallen zal je wellicht meteen een conclusie trekken: de basis is niet op orde. Bij andere stel je mogelijk de vraag: is dit nu een incident of gaat het om ‘de basis’? Je zou kunnen zeggen dat het om ‘de basis’ gaat, indien het incident niet op zichzelf staat.

Definitie

Ieder blijkt zijn eigen definitie te hanteren. De een vindt dat de basis op orde is, wanneer de organisatie effectief is. Een accountant gaat uit van een situatie waarin de financieel administratieve processen en interne controle op orde zijn. Een controller denkt weer meer aan de bestuurlijke informatieverzorging. Wij gaan in dit artikel uit van een goede bedrijfsvoering in de meest brede zin van het woord. Dat zegt dus nog niets over de andere criteria, bijvoorbeeld of een organisatie eigenlijk wel effectief of wendbaar is.