Kleine data, grootse inzichten!

Steeds meer gemeenten verkennen de mogelijkheden om meer te doen met bestaande data en informatie. Onze ervaring is dat er voor gemeenten ‘waarde’ te creëren is door in eerste instantie gebruik te maken van ‘small’ data: open data, data die in eigen systemen aanwezig zijn of data van maatschappelijke partners. Welke stappen zetten zij als eerste?

Een succesvolle start van het werken met data bestaat uit een mix van ruimte voor experiment, ‘gewoon’ beginnen en korte ontwikkelstappen. Samengevat: Groot denken, klein beginnen. Maar hoe begin je klein, zonder het ‘grote’ uit het oog te verliezen?

Herkennen van kansen én aarzelingen

Van belang is om te starten met het creëren van een gemeenschappelijk beeld bij beleidsprofessionals over wat het werken met data en informatie inhoudt. Het gaat niet alleen om de verschillende begrippen en ontwikkelstadia maar ook over het (h)erkennen van kansen en het omgaan met aarzelingen en dilemma’s. Bij dat laatste hoort ook het inpassen van afwegingen rond het gebruik en de veiligheid van persoonsgegevens. Je wilt namelijk voorkomen dat je in de situatie komt dat privacy- en security officers in de laatste ‘toll-gate’ gaan beslissen of het eigenlijk allemaal wel kan. Vervolgstap is dat de organisatie aan de gang gaat met het inventariseren van kansrijke dataprojecten aan de hand van concreetheid, relevantie en urgentie. Uitgangspunt daarbij is het ontwikkelen en kunnen monitoren van beleid.

Meervoudig kijken met behulp van data

De opgave bij het werken met data is om met elkaar de kracht van data te ervaren. Het gebruik van data biedt namelijk vooral toegevoegde waarde als er ‘meervoudig’ naar een thema wordt gekeken; door professionals vanuit verschillende beleidsvelden. Voorbeelden van dergelijke thema’s zijn de energietransitie, leefbaarheid of digitale dienstverlening. Dit zijn thema’s waar alleen met een multidisciplinaire aanpak samenhangend beleid kan worden ontwikkeld.

Uit onze adviespraktijk

De gemeente Roermond bracht de data uit het zaaksysteem, de telefooncentrale en het meldingen- en afsprakensysteem samen in een dashboard ‘digitale dienstverlening’. Hiermee ontstond een samenhangend beeld van de aard van de meldingen, via welk kanaal deze binnenkwamen en hoe per afdeling de verwerking van de meldingen plaatsvond. Duidelijk werd hoe eerdere campagnes rondom de bevordering van het gebruik van het digitale kanaal gewerkt hadden en hoe bepaalde typen meldingen vaker via het telefonische kanaal binnenkwamen (en dat daar meer gerichte communicatie voor nodig is). Voor de afdeling dienstverlening ontstond hierdoor de mogelijkheid om gerichter beleid ontwikkelen rond (digitale) kanaalsturing. Henri Gubbels - Webmanager gemeente Roermond - reageerde heel tevreden: “Het dashboard dienstverlening liet onze organisatie in korte tijd zien wat de potentie van onze eigen data is.”

Small data zijn sneller effectief dan big data

Nadat de basis is gelegd gaan we aan de slag met de data. Bij het eerste gebruik van zogenaamde kleine oftewel ‘small’ data gaan we aan de slag met data die direct beschikbaar en bruikbaar zijn. Hiervan kennen we de kwaliteit en zijn omvang en betekenis goed te bevatten. Dit in scherpe tegenstelling tot ‘big data’, die juist niet aan deze kenmerken voldoen.

Met de meervoudige inzichten van de beleidsprofessionals wordt een eerste uitwerking van een dataproduct mogelijk, bijvoorbeeld in de vorm van een dashboard. Vervolgens zal er iets bijzonders gebeuren. Doordat er nu op één plek een meervoudig inzicht beschikbaar is, ontstaat er een uitwisseling van inzichten en verbanden tussen de verschillende expertises rondom een thema. Hierdoor worden grote stappen gezet om de essentie van het thema te ontsluiten en daarmee de basis te leggen voor goed onderbouwd, effectief en monitoorbaar beleid.

De combinatie van vakinhoud, dataexpertise en het ontstaan van verbinding daartussen is de sleutel tot het creëren van waarde met data en informatie. Een pragmatische aanpak, gebruikmakend van wat er al beschikbaar is, zorgt voor snellere inzichten en kortere ontwikkelcycli. Maar bovenal zorgt het werken met bestaande data en informatie ervoor dat er grootse inzichten bij professionals ontstaan. En daar heeft iedereen wat aan!

Meer informatie

Bovenstaande is een vervolg op een eerder artikel over de meerwaarde van data voor de samenleving. Meer weten over onze aanpak, inzichten en expertise om met data snel meerwaarde te creëren voor inwoners, leerlingen en cliënten? Neem dan contact op met Rob van ‘t Zand of Martijn van Engelen.

>> Ga naar startpagina Data & digitalisering

Partnerbijdrage: BMC