Kostprijsonderzoek vanachter het bureau?

Binnen het sociaal domein staat de hoogte van de tarieven in toenemende mate ter discussie. Steeds vaker zien we dat gemeenten en adviseurs op basis van eigen ervaringen, algemene aannames en ervaringen vanuit andere gemeenten tot een tarief komen. Het op de juiste manier vaststellen van een tarief is echter geen sinecure. Kostprijsonderzoek vraagt om inzicht en dialoog: je wilt op basis van hetgeen jij wilt inkopen komen tot een reëel tarief en een tarief dat aansluit bij de kostenstructuur van de aanbieders. Het is volgens ons daarom bijvoorbeeld niet mogelijk om tot een goed onderbouwd tarief te komen zonder dat de aanbieders hierbij worden betrokken. Toch gebeurt dit nog vaak en is dit een voorbeeld van een van de struikblokken waarmee we in ons advieswerk vaak worden geconfronteerd. - Berenschot

In dit artikel beschrijven wij enkele van deze struikelblokken en hoe deze in de toekomst voorkomen kunnen worden.

Er wordt uitgegaan van een ongefundeerde inschaling

De eerste bouwsteen van het tarief is het uurloon van de professional. De inschaling die je hierbij neemt is van grote invloed op het tarief; dat komt omdat het uurloon de basis vormt voor de opvolgende opslagen. Wij adviseren dan ook om met aanbieders in gesprek te gaan om te achterhalen welk profiel medewerkers ze inzetten voor het specifieke product dat er wordt ingekocht. Houd hierbij rekening met de inschaling uit de cao’s die van toepassing zijn. Niet elke aanbieder zal voor een bepaald product uitgaan van dezelfde inschaling, het vraagt om dialoog en zorgvuldigheid om hierin een goede afweging te maken.

We zien vaak dat gemeenten zelf aannames doen over welke inschaling volgens de gemeente van toepassing is voor het product, maar hierbij geen rekening houden met het functiegebouw van aanbieders in hun eigen berekening, of de doelgroep die bediend wordt met het product. Het gevolg is vaak een te lage inschaling die niet realistisch is.

Door juist aanbieders hierover te bevragen ontstaat een realistischer beeld dat recht doet aan de werkelijkheid.

Onjuiste correctie voor productiviteit

De correctie van productiviteit gaat vaak mis. Wat is dit nu eigenlijk? Het gaat om een correctie die nodig is om te corrigeren voor niet-declarabele uren. En wat zijn dan niet-declarabele uren? Hierbij kan in ieder geval gedacht worden aan vakantiedagen of ziekte. Maar vaak is er ook discussie over of iets wel of niet declarabel is: mag reistijd van en naar de cliënt als declarabel gezien worden? Maak vooraf goed duidelijk welke tijd de aanbieder in rekening mag brengen.

Ten tweede zien wij vaak dat bij de correctie voor productiviteit wordt uitgegaan van een percentage van het totale aantal uren waarbij geen vertaling wordt gemaakt naar een opslagpercentage. Hiermee worden aanbieders tekort gedaan, omdat de correctie die gedaan wordt ontoereikend is door de verkeerde manier van berekenen.

Door de correctie op productiviteit om te rekenen naar een opslagpercentage kan dit voorkomen worden. En ook hier adviseren wij om bij het vaststellen van de correctie van productiviteit aansluiting te zoeken bij de dagelijkse praktijk bij de aanbieder.

Het vaststellen van de overhead

De overhead is het meest besproken onderdeel bij het vaststellen van een tarief. Welk percentage neem je hier nu voor? Veel brancheorganisaties verwijzen hiervoor naar onze jaarlijkse benchmarkcijfers. Maar hierbij kun je niet in algemeenheden spreken en deze wijzigen jaarlijks. Het organiseren van huishoudelijke hulp brengt immers een andere overhead met zich mee dan de overheadkosten die gemoeid gaan met het organiseren van een hoog specialistische (intramurale) hulp.

Wat vaak mis gaat is dat er ‘gegoogled’ wordt naar beschikbare cijfers en hierdoor geen actuele cijfers gebruikt worden, of cijfers die niet van toepassing zijn voor de specifieke sector. En ook hier wordt meestal niet de omrekening gemaakt naar een opslagpercentage.

Het is volgens ons van belang om altijd gebruik te maken van gevalideerde cijfers en deze vervolgens af te zetten tegen hetgeen er wordt ingekocht. Ook hiervoor is de dialoog met aanbieders cruciaal. Tot slot moet ook hier een goede berekening naar een opslagpercentage gemaakt worden.

Een kostprijs is geen tarief

Kostprijs en tarief zijn verschillende begrippen. Bovenop de kostprijs moet wat ons betreft een opslag zitten van enkele procenten om (financiële) risico’s te kunnen afdekken. Risico’s waaraan u moet denken zijn bijvoorbeeld kosten die gepaard gaan met het afvloeien van medewerkers. Bovendien is een opslag voor innovatie en ontwikkeling niet ongebruikelijk. Afhankelijk van het ambitieniveau, de duur en intensiteit van het contract of de subsidie kan dit percentage hoger of lager liggen. Als bijvoorbeeld de contractduur kort is of de subsidie wordt maar voor een korte periode afgegeven, loopt de aanbieder meer risico.

Het is belangrijk dat deze opslag bovenop alle eerder berekende kosten komen, en niet alleen over bijvoorbeeld alleen het bruto-uurloon berekend wordt. In het geval van dit laatste is de opslag namelijk veel lager dan gezegd omdat de aanbieder veel meer kosten maakt dan alleen het bruto-uurloon.

Waarborg onafhankelijkheid

De discussies omtrent het vaststellen van de tarieven kunnen hoog oplopen. Regelmatig wordt hiervoor de stap naar de rechter gezet. Dat is jammer want de tijd, energie en financiën die hierin gestoken worden kunnen beter naar de zorg gaan. Het advies aan gemeenten is om zich goed te laten adviseren en zich te laten ondersteunen door onafhankelijke experts. Dat helpt bij het objectief vaststellen van tarieven die ook in de toekomst duurzaam zijn en die daadwerkelijk onderbouwd kunnen worden. Want gemeenten hoeven niet het duurste tarief te betalen, aanbieders zijn ook zelf verantwoordelijk voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, maar gemeenten moeten wel een reëel tarief betalen. En dat laatste moeten ze altijd kunnen onderbouwen.