Minder overheadpersoneel bij gemeenten, maar gelijke kosten

In de afgelopen collegeperiode is de overheadformatie bij gemeenten gedaald. Toch zijn de overheadkosten gelijk gebleven. Dit blijkt uit benchmarkonderzoek van Berenschot onder 80 gemeenten. - Berenschot

Momenteel werkt 31,7 procent van het personeel in een overheadfunctie, ten opzichte van 33,8 procent in het begin van de collegeperiode 2014 – 2017. Een relatieve daling dus van ruim 6 procent. Onder overhead vallen alle medewerkers die het primaire proces (zowel uitvoering als beleid) aansturen en ondersteunen, zoals management, personeel en organisatie, financiën, ICT en secretariaten.

De grootste verklaringen voor de daling van het aandeel overheadformatie zijn toenemende digitalisering en uitbesteding van overheadtaken. De kosten voor overheadpersoneel in eigen dienst dalen hierdoor, terwijl de kosten voor uitbestede overheadtaken en ICT stijgen. Per saldo zijn de totale overheadkosten de afgelopen jaren vrijwel constant gebleven. Toch zijn op de afzonderlijke onderdelen van de overhead wel enkele opvallende verschillen zichtbaar.

Met name bij de taken rondom informatisering en automatisering en bestuurszaken en –ondersteuning is er sprake van stijgende kosten. Het tegenovergestelde is te zien bij de facilitaire dienstverlening, personeelszaken, financiën en control. De kosten van deze taken zijn juist gedaald.

Informatisering en automatisering

De stijgende kosten voor informatisering en automatisering hangen samen met toenemende digitalisering, een groeiende informatiebehoefte en intensivering van informatiebeveiliging en privacy. Daarbij vallen de operationele taken, zoals systeem- en netwerkbeheer, helpdesk en technisch applicatiebeheer op doordat deze bij veel gemeenten worden uitbesteed.

Gemeenten verschillen daarnaast in de mate waarin zij hun archieven gedigitaliseerd hebben. Sommige gemeenten staan nog aan het begin van de verandering en hanteren zowel digitale als fysieke archieven, terwijl andere gemeenten al volledig digitaal werken. Bij deze laatste groep gemeenten, wordt steeds meer werk in het primaire proces belegd en zijn de medewerkers in het primaire proces verantwoordelijk voor de archivering van hun dossiers.

Bestuurszaken en bestuursondersteuning

Bestuurszaken en bestuursondersteuning betreft zowel secretariële als adviserende ondersteuning van het College en de directie. Deze kosten zijn gestegen. Dit heeft vooral te maken met een hogere ondersteuningsbehoefte van het College en de directie. Hierbij is sprake van opvallende onderlinge verschillen. De ene gemeente heeft voor elke wethouder een fulltime secretariële ondersteuner en bestuursadviseur, waar binnen andere gemeenten één bestuursadviseur voor het gehele College beschikbaar is.

Facilitaire dienstverlening

De kosten voor facilitaire dienstverlening nemen af. Dit is terug te zien bij de bodes, postverzorging, catering, receptie, schoonmaak en beveiliging. Veel van deze taken worden uitbesteed of door middel van digitalisering met minder personeel georganiseerd.

Personeel en organisatie

De kostendaling voor personeel en organisatie hangt onder meer samen met de digitalisering van de personeel- en salarisadministratie: medewerkers doen steeds vaker zelf een deel van de administratie online, zoals het wijzigingen van eigen adresgegevens en het doorgeven van verzuim. Hierdoor is minder administratief P&O-personeel nodig.

Tegelijkertijd worden bij steeds meer gemeenten P&O-adviseurs dichter tegen de primaire afdelingen gepositioneerd. Dit om een proactieve rol te kunnen vervullen. Dit resulteert echter niet in een stijging van de P&O-formatie bij gemeenten.

Financiën en control

Een zelfde beeld is terug te zien bij financiën en control. Steeds meer financiële administratie (zoals facturatie) verloopt van A tot Z digitaal, zonder dat er menselijke handelingen aan te pas komen. Anderzijds worden financieel adviseurs ook bij meer gemeenten dichter tegen de primaire afdelingen aan gepositioneerd, om hen proactief te kunnen voorzien van advies rondom budgetten en financiën. De rol wordt in toenemende mate als sparringpartner ingevuld, in plaats van reactief advies.

Tot slot

In dit artikel zijn algemene trends beschreven en wordt ingegaan op gemiddelden. Geen enkele gemeente is echter gemiddeld. Tussen gemeenten bestaan grote verschillen in bijvoorbeeld de inrichting van de organisatie, de wijze waarop taken worden uitgevoerd en het kostenniveau. Dit betekent dat gemeenten van elkaar kunnen leren. Maar ook van andere sectoren! In de langdurige zorg slaagt men er bijvoorbeeld in om overheadkosten jaar op jaar te reduceren door de toenemende automatisering.

Onze verwachting is dat ook bij gemeenten nog mogelijkheden zijn om de overhead de komende jaren te laten dalen. Momenteel kan een kwart van de gemeenten al toe met een overheadformatie van 28,9%. Dit is daarmee een reële maatstaf. Toenemende automatisering speelt daarbij een grote rol. Dit zal met name ten koste gaan van administratieve taken, die (deels) komen te vervallen. De eisen die aan overheadpersoneel worden gesteld, veranderen daardoor ook. De nadruk zal meer liggen op management, beleid, advies, control en informatiemanagement. Het is goed hier nu al op te anticiperen. Bovendien verschuiven overheadtaken deels naar het primaire proces. Zo vindt registratie steeds meer plaats ‘in de lijn’, direct in het juiste doelsysteem. Dit maakt centrale administratie en verwerking in toenemende mate overbodig.

De vraag daarbij is uiteraard of dit niet dusdanig ten koste van de productiviteit in het primaire proces gaat, dat van efficiencywinst helemaal geen sprake meer is. Het is daarom heel belangrijk om overhead en productiviteit beide scherp in beeld te hebben en in samenhang tot elkaar te beschouwen.

Auteurs: Marly Beskers-te Selle en Bahamin Khossravi van organisatieadviesbureau Berenschot