Op weg naar de rechtmatigheidsverklaring door het college. Waar staan gemeenten nu?

Wat gaat er veranderen?

Vanaf 2021 moet B&W zelf bij de jaarrekening een verklaring verstrekken over de rechtmatigheid. Nu is dat nog een taak van de accountant. Hoewel gemeenten altijd al rechtmatig moeten werken kan dit nu prominenter bestuurlijke aandacht krijgen in de colleges en de gemeenteraden.

De verwachting is dat van het (zelf) afgeven van een rechtmatigheids-verantwoording een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing. Ook zal er meer vooruit gekeken gaan worden omdat het college zowel de significante fouten moet benoemen als ook moet formuleren en aan de raad presenteren hoe die op te lossen. Ondanks dat gemeenten altijd al rechtmatig moeten werken, en hun interne beheerssysteem daarop ingericht moeten hebben, kan de extra bestuurlijke aandacht een extra stimulans zijn om de eventuele noodzakelijke doorontwikkeling van de inrichting en controle op rechtmatigheid in te vullen.

Getrouwheid gaat over de “juistheid” van de verantwoorde cijfers en of ze voldoen aan verantwoordingsregels. Rechtmatigheid gaat er over of de uitgaven voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. En ook of de bedoelde tegenprestatie daadwerkelijk is geleverd en zelfs of die (nog) passend is. Dat aan kunnen tonen is soms lastiger dan het lijkt. Vooral waar het gelden via derden betreft. Denk bijvoorbeeld aan zorg aan burgers die bij zorgverleners wordt ingekocht (PGB). Of, nog lastiger, zorg die inwoners zelf mogen inkopen met geld van de overheid. Hoe toon je aan dat de ondersteuning conform de afgegeven indicatie en vastgestelde zorgovereenkomst wordt gedeclareerd (formele rechtmatigheid), of de gedeclareerde ondersteuning ook daadwerkelijk is geleverd (financiële rechtmatigheid) en of de indicatie nog wel passend is bij de situatie?

In het figuur is het onderscheid gepresenteerd tussen de verschillende criteria waaraan de cijfers moeten worden getoetst. Overigens is onrechtmatig geen synoniem van fraude. Onrechtmatigheid komt vaak voort uit onzorgvuldigheid of onwetendheid. Het hoeft ook zeker niet zo te zijn dat bijvoorbeeld betreffende zorgvrager benadeeld is. Soms integendeel. Soms is onrechtmatigheid bestuurlijk te verantwoorden, maar dit vereist dan wel transparante bestuurlijke verantwoording.

Waar staan gemeenten nu; de Rechtmatigheidsscan

Met het zeer brede en diverse takenpakket en bijbehorende financiën, is het niet makkelijk om in de volle breedte rechtmatig te werken, dat ook te controleren én aan te kunnen tonen. De praktijk bij veel gemeenten is dan ook dat de kwaliteit en mate van ontwikkeling van de interne beheersing verschilt. Zowel tussen gemeenten onderling als binnen de verschillende werkterreinen van gemeenten. Daarmee zal ook de mate van het bestuurlijk comfort over de vanaf 2021 af te leggen verklaring verschillen. Nu gemeenten nog acht maanden hebben om waar nodig op onderdelen het been bij te trekken, is het goed om te weten waar je staat als gemeente(n) en of extra actie nodig is.

Vanuit hun gezamenlijke drive om bij te dragen aan de kwaliteit van gemeenten hebben Segment en Hofmeier de handen ineen geslagen om dat in beeld te brengen. Segment heeft als grootste opleider in gemeenteland de nodige kennis en expertise om gemeenten (ook) hiermee te helpen. Hofmeier kan daar waar gewenst ondersteunen met capaciteit en implementatiekracht. Samen hebben zij de Rechtmatigheidsscan ontwikkeld (www.rechtmatigheidsscan.nl). Deze scan kan door iedereen die dat wil (in zo’n 10 minuten en gratis) worden ingevuld waarna per omgaand een maatwerkrapport wordt ontvangen. Dat geeft, verdeeld over de 7 thema’s zoals in de figuur weergegeven een beeld van hoe de gemeente er voor staat, en aanbevelingen per thema. Desgewenst wordt het rapport vrijblijvend met de gemeente besproken en ook afgezet tegen andere gemeenten.

Een voorlopige eerste impressie ingevulde gemeenten

Begin april hebben 75 personen uit 54 gemeenten de scan ingevuld. In totaal vertegenwoordigen deze gemeenten ruim 1,5 miljoen inwoners. Het eerste beeld ziet er als volgt uit:

Uit de scans komt, volgens veel van de invullers, het beeld dat:

• Het voor veel gemeenten nog een zoektocht is hoe te komen tot een rechtmatigheidsverklaring
• Alle gemeenten laag scoren op strategievorming.
• Processen (inkoop, IT-control, ZIN en PGB) nog niet ‘in control’ zijn.
• Gedrag en cultuur als mogelijk belemmerend wordt ervaren voor de noodzakelijke ontwikkeling. Op onderdelen grote verschillen tussen gemeenten bestaan.

Wat kunnen gemeenten doen?

De scan is een mooi instrument om binnen de gemeente het beeld te ijken, om vervolgens met alle verantwoordelijken en betrokkenen te bepalen op welke wijze, met welke prioriteit, ingezet wordt op het zodanig op orde krijgen van de interne beheersing dat dat voldoende (bestuurlijk) comfort geeft. Over het rechtmatig werken, én het kunnen aantonen daarvan. Waarbij prioritering risico-gebaseerd en gedifferentieerd zou moeten zijn. En controles proces- en systeemgericht. Waar ook externe partijen onderdeel van uitmaken. Het in lijn daarmee opstellen of aanpassen van een goede controlevisie en controleplan en het uitzetten, bewaken en bijsturen van de benodigde acties daaruit. Met de bijbehorende communicatie. Sommige gemeenten gebruiken 2020 als een proefjaar.

Het is goed om te vermelden dat controleren vooral gericht moet zijn op herstel en leren van de bevindingen. Het aantoonbaar invulling geven van de PDCA-cyclus. Het zichtbaar tijdig en adequaat opvolgen van de (eerdere) aanbevelingen van de accountant of de interne controle. Vanuit de wetenschap dat controle altijd een afspiegeling geeft, maar nooit 100% zekerheid kan worden verkregen. En vanuit de bewustwording dat de politieke en maatschappelijke werkelijkheid soms aanpassing van de regel vraagt. Niet elke onrechtmatigheid is ongewenst (denk bijvoorbeeld aan het niet conform de regels verstrekken van acute zorg in een onvoorziene noodsituatie) maar vraagt wel bewust handelen en verantwoorden.

Conclusie

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college geeft rechtmatig werken, controleren en verantwoorden geen andere noodzakelijke werkzaamheden, maar mogelijk wel extra urgentie aan eventuele aandachtspunten in de daarin sowieso noodzakelijke kwaliteit van uitvoering. Kennis en capaciteit op niveau zijn hierbij een absoluut vereiste.

Partnerbijdrage