Processcan rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf het boekjaar 2021 is niet de accountant, maar het college zelf verplicht de rechtmatigheid van het financieel handelen vast te stellen. Het vaststellen van de rechtmatigheid is geen makkelijke taak. Hoe kan het college de financiële rechtmatigheid vaststellen?

Het vaststellen van de rechtmatigheid begint bij een visie hoe en door wie de financiële rechtmatigheid moet worden vastgesteld. Een veel gekozen aanpak is het implementeren van het three lines of defence model. Daarin krijgt de proceseigenaar meer verantwoordelijkheid om de rechtmatigheid van zijn of haar processen aan te tonen. Hierdoor wordt het eigenaarschap sterker in de organisatie verankerd.

Maar zijn de proceseigenaren (managers) klaar voor deze verantwoordelijkheid en zijn ze in staat om de rechtmatigheid van hun proces vast te stellen? Om deze vraag te kunnen beantwoorden heeft Segment de Processcan in het leven geroepen. Deze processcan geeft een inventarisatie van de huidige situatie van de ‘rechtmatigheidsstaat van de organisatie’. De scan geeft inzicht welke proceseigenaar op welk onderdeel nog extra ondersteuning of kennis nodig heeft. Hierdoor kan snel op de ontwikkelpunten worden ingezoomd. Het is dus niet nodig iedere proceseigenaar op dezelfde wijze te faciliteren maar er kan intern maatwerk geleverd worden.

Welke processen?

Ieder proces dat voor het vaststellen van de financiële rechtmatigheid belangrijk is kan in de scan worden opgenomen. We hebben alvast een aantal belangrijke financiële processen gedefinieerd, maar er is ook ruimte om zelf processen toe te voegen.

• Inkoop en aanbesteding
• Inkooporder tot betaling
• Omgevingsvergunningen
• WMO
• Jeugdhulp
• Participatie
• Subsidieverstrekkingen
• Ontvangen subsidies
• Begraafplaats
• Leerlingenvervoer
• Verhuur vastgoed
• Informatievoorziening (IT)
• Verbonden partijen
• Grondexploitaties

Als de scan door meerdere proceseigenaren wordt ingevuld ontstaat een goed beeld waar de ontwikkelopgave voor de organisatie ligt. Aan de hand van een totaaloverzicht wordt per proces in beeld gebracht wat al goed geborgd is waar nog het nodige te doen valt. Dit maakt dat de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording in de organisatie tot een minimum beperkt kan worden.

De scan geeft een inzicht in de volgende thema’s:

• Verantwoordelijkheid: heeft de proceseigenaar een goed beeld wat er van hem verwacht wordt?
• Kennis: heeft de proceseigenaar voldoende kennis om zelf te toetsen of er rechtmatig gehandeld wordt binnen zijn proces?
• Ondersteuning: hoe is de ondersteuning van de proceseigenaar geregeld?
• Scope: heeft de proceseigenaar voldoende in beeld welke werkzaamheden hij of zij moet uitvoeren?
• Risico’s: heeft de proceseigenaar de risico’s binnen zijn proces voldoende in beeld?
• Verantwoorden: dit onderdeel maakt duidelijk of een proceseigenaar zicht aan welke voorwaarden de verantwoording moet voldoen?

Partnerbijdrage: