Rechtmatigheidsverantwoording en -verklaring voor gemeenten

In 2022 is het zover: het Rijk heeft bepaald dat alle colleges van burgemeester en wethouders vanaf het boekjaar 2021 zélf verantwoordelijk zijn voor de afgifte van de rechtmatigheidsverklaring. Nu is het nog de (externe) accountant die controleert of de gemeente de wet- en regelgeving keurig heeft gevolgd en rechtmatig heeft gehandeld. In de ‘nieuwe situatie’ toetst de accountant de getrouwheid van de lasten en baten en balansmutaties en het college de rechtmatigheid. Het college geeft een rechtmatigheidsverklaring af die de accountant meeneemt in zijn totale accountantsverklaring. Het rechtmatig handelen is als zodanig geen nieuwe taak, maar komt dichterbij voor de gemeenten nu zijzelf de verantwoordelijkheid moeten dragen voor het op orde krijgen van de bedrijfsprocessen.

Stand van zaken

Met de speciaal ontwikkelde rechtmatigheidsscan kunnen de gemeenten zien hoe ze er nu voor staan. De rechtmatigheidsscan behandelt zeven thema’s: communicatie en rapportage, gedrag en cultuur, kwaliteit van de processen, organisatie-inrichting, procesbeheersing, risicomanagement en strategievorming. 70 gemeenten hebben dit inmiddels al gedaan en kunnen nu de benodigde stappen zetten om de overgang in 2022 soepel te laten verlopen. Zij weten door deze nulmeting precies waar zij op dit moment staan en welke stappen ze moeten zetten in de groei naar een volledige rechtmatigheidsverantwoording.

Inventariseren

Bij de stap van theorie naar praktijk zijn drie zaken belangrijk:

1. Strategievorming. Alles begint met het hebben van een plan. Daaruit blijkt wat het groeipad is, wie welke rol heeft en welke stappen je moet nemen.
2. Breng de kwaliteit van de processen in kaart.
3. Onderken en inventariseer de (financiële) risico’s.

Maar… het stopt niet bij het benoemen en inventariseren van zaken. De volgende stap is het wijzigingen en aanpassen van processen en protocollen op basis van de bevindingen, en ook toetsen of deze daadwerkelijk zijn ingevoerd. Ofwel, de Plan-Do-Check-Act-cyclus moet constant bewaakt worden, dan is de interne beheersing goed geregeld.

Initiëren en ondersteunen

De rol van de controller in dit proces is een initiërende en ondersteunende. Hij moet de faciliteiten bieden, zodat de lijn – die primair verantwoordelijk is – zaken goed kan invullen. Belangrijk is dat de lijn nut en noodzaak inziet van de verandering. Het heeft namelijk te maken met ander gedrag en een andere houding. Zij zijn er immers zelf bij gebaat als de bedrijfsvoering op orde is. Zo worden risico’s voorkomen, kunnen gemeenten rechtmatig werken en zelf uiteindelijk de rechtmatigheidsverklaring afgeven.

Wil je weten welke stappen jouw gemeenten nog moet maken om een rechtmatigheidsverklaring af te kunnen geven? Doe de rechtmatigheidsscan!

Partnerbijdrage: Hofmeier door