Segment Leerlijn Inkoop

De jaarrekening is nog maar net door de gemeenteraad vastgesteld, als de voorbereiding voor de jaarafsluiting 2019 al weer in volle gang is. Bij veel gemeenten start de accountant op korte termijn de werkzaamheden voor de interim controle. De bevindingen hiervan worden verwerkt in de managementletter die in het college en gemeenteraad (of auditcommissie) besproken zal worden.

Uit de diverse accountantsverslagen over het jaar 2018 blijkt dat zich regelmatig onrechtmatigheden hebben voorgedaan bij gemeenten in de Europese aanbestedingen. De oorsprong van deze geconstateerde zaken start natuurlijk in het primair proces waar de inkoop plaatsvindt. Veel gemeenten beschikken niet over een centrale inkoopafdeling die alles voor de gehele gemeente inkoopt. Hierdoor is de kennis rondom inkopen versnipperd en dit heeft gevolgen voor het inzicht in het hanteren van het juiste aanbestedingsregime. Gemeenten hebben veelal inkoopadviseurs in dienst die de organisatie adviseren als een inkoop of aanbesteding over bepaalde (Europese) grenzen gaat.
De dagelijkse praktijk leert helaas dat veelal achteraf pas vastgesteld wordt of het juiste inkoopregime is gehanteerd. Bij de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) die de spendanalyse beoordeeld, wordt dit zichtbaar.

Met enige regelmaat bereiken ons via de media berichten dat projecten of aanbestedingen financieel tegenvallen. Bepaalde risico’s zijn onvoldoende onderkend of de gemaakte afspraken pakken verkeerd uit voor een gemeente. Het gevolg: flinke extra kosten die, zeker in het huidige financieel gesternte, moeilijk opgevangen kunnen worden. Een goede risicoscan, effectieve beheersmaatregelen en heldere afspraken kunnen dit voorkomen.
Inkoop is dus een belangrijk thema voor gemeenten. Vanuit het financieel aspect, risicobewustzijn maar ook vanuit het oogpunt van rechtmatigheid.

Segment biedt daarom een leerlijn inkoop waarin we cursussen aanbieden die het hele proces van inkoop en verantwoording omvatten. Wil je als controller, auditor of financial dat het inkoopproces op orde komt en de risico’s duidelijk in beeld gebracht worden om verrassingen te voorkomen? Begin dan bij de bron, het primaire proces en zorg dat het inkoopproces op orde komt, want alleen een goed uitgevoerde VIC of audit is voor de accountant onvoldoende. En dit is extra belangrijk met de komst van de rechtmatigheids-verantwoording die in 2021 op de gemeenten afkomt.

Cursusaanbod rondom inkopen Segment.

Segment heeft een leerlijn opgesteld die het gehele proces weergeeft. De start van het inkoopproces tot aan de verantwoording erover. We hebben het volgende cursusaanbod:

De individuele cursussen nader toegelicht

Inkopen - hoe doe je dat?

Doelgroep: iedereen die voor de gemeente inkoopt en meer wil weten over het inkoopproces. Bijvoorbeeld in de volgende vakgebieden: ICT, beheer openbare ruimte, facilitair, personeelszaken, vastgoed en onderhoud. Deze training is ook bijzonder geschikt voor projectleiders.

• De volgende onderwerpen komen aan de orde:
• wanneer moet Europees aanbesteed worden?
• het belang en de waarde van Inkoop-en Leveringsvoorwaarden
• hoe krijg je grip op inkooprisico’s?
• waar moet je op letten bij het sluiten van contracten?
• hoe documenteer je alles om later goed te verantwoorden (VIC)?

Deze cursus wordt gegeven door een ervaren inkooponderhandelaar met jarenlange ervaring bij grote ondernemingen waarvan diverse in het (semi) publieke domein.

Effectief 0nderhandelen

Doelgroep: iedereen die regelmatig namens de gemeente aan de onderhandelingstafel zit en daarmee toekomstige verplichtingen voor de gemeente aangaat.

De volgende onderwerpen komen aan de orde:

• de voorbereiding op de onderhandelingen
• de fasen van onderhandelingen
• relevante wet- en regelgeving
• effectief beïnvloeden
• het sluiten van de deal.

Deze cursus wordt gegeven door een ervaren inkooponderhandelaar met jarenlange ervaring bij grote ondernemingen waarvan diverse in het (semi) publieke domein.

Contracten opstellen en beoordelen

Doelgroep: onderhandelaars bij de gemeente, medewerkers van de afdeling juridische Zaken en juridische medewerkers van andere afdelingen die zich (ook) bezighouden met contracteren.

De volgende onderwerpen aan de orde:

• opstellen en tot stand komen van een overeenkomst
• de inhoud van de overeenkomst/specifieke clausules
• algemene voorwaarden
• soorten overeenkomsten
• tot slot wordt ingegaan op de rol van gemeenschappelijke regelingen en publiek private samenwerking.

Deze cursus wordt gegeven door een ervaren docent die jarenlang contracten heeft gesloten zowel bij gemeenten als gemeenschappelijke regelingen en andere overheidsorganisaties

Controle rechtmatigheid en (europese) aanbestedingen

Doelgroep: medewerkers die de verbijzonderde controles plannen en/of uitvoeren medewerkers planning & control, (assistent-)controllers, inkoop coördinatoren en kwaliteitsmedewerkers

De volgende onderwerpen aan de orde:

• normenkader rechtmatigheid Europese aanbestedingen
• proces (Europees) aanbesteden en het opzetten van een controleplan
• proces en risico’s
• systeemgericht en gegevensgericht controleren
• controlemiddelen
• spendanalyse
• bepalen van de rechtmatigheid van inkopen
• opdracht knippen
• opstellen van een controlememorandum.

Deze cursus wordt gegeven door een ervaren accountant (RA) die al jaren succesvol docent voor Segment is.

Auteur: Eric Westerhof – docent bij Segment