Strategisch arbeidsbeleid gemeenten noodzaak om de winkel open te houden

Deskundigen adviseren: maak vandaag een plan voor de arbeidsmarkt van morgen

De arbeidsmarkt verandert in hoog tempo. Gemeenten zien zichzelf geconfronteerd met groeiende personeelstekorten: het is tijd voor actie. In een webinar voor leden van de FAMO (kennis- en netwerkvereniging voor lokale overheidsprofessionals op het gebied van bedrijfsvoering) op 3 december jl. laten projectleider Monique Theeuwen en directeur Karin Sleeking van het A&O Fonds en SROI coördinator en accountmanager Sociaal Domein Nico Slagter en recruitment consultant Barry Schoenmakers van BMC hun licht schijnen op de oorzaken hiervan en mogelijke oplossingen.

Het A&O Fonds maakt elk jaar de staat van het gemeentelijk personeel op in de Personeelsmonitor Gemeenten. Deze monitor kan gebruikt worden als benchmark voor HR kengetallen bij gemeenten. De inhoud geeft inzicht in trends en ontwikkelingen op de Nederlandse arbeidsmarkt in het algemeen en die van gemeenten in het bijzonder. De Personeelsmonitor Gemeenten is ook beschikbaar op regionaal niveau. Het A&O Fonds kan dit per regio aanbieden maar uitsluitend als een regio zelf aangeeft deze kennis te willen hebben.

‘Er is een grote re-shuffle van taken en functies aan de gang’, stelt directeur Karin Sleeking van het A&O fonds. ‘De situatie is complex: bij diensten als burgerzaken en andere publieksdienstverlening zien we een overschot aan mensen, de tekorten zitten vooral bij de ruimtelijke ordening, handhaving en toezicht en de juridische kant maar ook bij de techniek, ICT, financiën en automatisering. We concluderen dat veel gemeenten de primaire dienstverlening op deze terreinen op dit moment met moeite kunnen handhaven’. Een beeld dat herkend wordt door Barry Schoenmakers, die vanuit BMC regelmatig marktonderzoek doet om de arbeidsmarktpositie van individuele gemeenten in beeld te brengen. ‘De markt verandert razendsnel: flexibilisering en corona zijn zaken die het wel uitdagend maken. In een aantal jaren zijn we van een werkgeversmarkt overgegaan naar een werknemersmarkt. Het vinden van mensen door het plaatsen van een advertentie, is voor veel functies volstrekt onvoldoende’. Daarnaast krijgen veel gemeenten de komende jaren naar verwachting met een grote pensioneringsgolf te maken. De gemiddelde leeftijd van ambtenaren is vrij hoog, de komende tijd gaat het A&O Fonds onderzoeken hoe erg dit gaat worden.

Korte termijn

De vraag is dan ook waar je dan wél mensen vindt voor de openstaande vacatures. Hoe is het probleem op korte termijn te ondervangen? Karin Sleeking: ‘Eén van de meest voor de hand liggende opties is het omscholen van mensen. Kijk daarvoor vooral ook binnen de eigen organisatie! Maar ook binnen de luchtvaartbranche zijn veel mensen beschikbaar voor omscholing en ook adviesbureaus hebben veel potentieel voor gemeenten in huis. Banken en verzekeringsmaatschappijen zijn specifieke vindplaatsen voor gemeentelijke financials, maar dit vraagt uiteraard wel om aangepaste opleidingen op inhoud en op vaardigheden’. Barry Schoenmaker vult aan: ‘Omscholen gaat niet zo heel snel. Dat vraagt dat je trends dus moet zien en meenemen in je strategische personeelsplanning. Waar wij ook nog wel ruimte voor verbetering zien: de manier waarop gemeenten omgaan met tijdelijke vraagstukken. Een concreet voorbeeld: de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA). Om die wet te kunnen implementeren, was er veel inzet nodig van arbeidsjuristen met expertise op het regulier arbeidsrecht. Wij zien dan te vaak dat voor de oplossing van een tijdelijke vraag, een permanente oplossing (het aanstellen van een nieuwe medewerker) gekozen wordt’. Zijn opmerking sluit daarmee aan bij het advies van Karin Sleeking, die stelt dat je kennis en ervaring ook kunt delen met buurgemeenten. Zij adviseert gebruik te maken van expertise van andere gemeenten: soms zit daar een functionaris met specifieke expertise die dat ook prima kan delen.’ Vinden mensen vaak zelf ook nog heel leuk’.

Een andere aanbeveling is om toch de kijken naar de waardering van functies en daarbij dus rekening te houden met de marktwerking. Daarnaast stippen Nico Slagter en Karin Sleeking aan dat gemeenten best nog wat meer gebruik mogen maken van een ‘unique selling point’ van gemeenten: de maatschappelijke meerwaarde. Zeker voor startende professionals mag die boodschap echt meer voor het voetlicht gebracht worden, stellen de sprekers. Zij horen nog vaak dat young professionals de overheid interessant vinden.

Veel gemeenten kiezen voor de quick fix bij vacatures die maar niet opgevuld worden. Tegelijkertijd maken gemeenteraden steeds vaker duidelijk dat inhuur wat de raad betreft, onwenselijk is. Nico Slagter: ‘Er is altijd een reden voor inzet inhuur. Vaak is het tijdsdruk, omdat er nú een vraag ligt. Wij adviseren toch om goed na te denken voor je je vacature op de inhuurdesk plaatst. Denk eerst goed na over de kosten en de baten. Ga je iemand inzetten als leverancier of zoek je vooral een partnerschap om problemen structureler op te lossen? Ook bij vraagstukken op het gebied van innovatie en ontwikkeling is dat ingewikkeld: doelmatigheid en rechtmatigheid moeten immers altijd het uitgangspunt zijn. Ook is er vaak het dilemma tussen kiezen voor ervaring en kwaliteit of toch vooral prijs? Te vaak gebeurt het dat het probleem waar inhuur de oplossing voor moest zijn, niet opgelost wordt omdat onvoldoende is nagedacht over datgene wat de inhuur moet opleveren. Maar soms is het gewoon nodig, zo simpel is het soms ook’. Het A&O Fonds heeft samen met BMC een handreiking gemaakt voor gemeenten om duidelijk te maken aan de gemeenteraad waarom inhuur soms wel noodzakelijk is.

Oplossingen op de langere termijn

Voor de langere termijn is het ook belangrijk om vandaag nog aan de slag te gaan, pleiten de sprekers. Zij zien een aantal kansen. De belangrijkste hiervan zijn: omscholing, kennis en ervaringen actiever delen en ontsluiten, ga meer focussen op instroom en kijk breder dan je eigen branche. Belangrijk is om een plan de campagne te maken als gemeente (of als regio) en daar ook effectief mee aan de slag te gaan. Wat hierbij kan helpen is het werkboek ‘Succesvol de arbeidsmarkt op!’, een praktische handreiking in 9 stappen om te komen tot een effectieve arbeidsmarktstrategie. De handleiding is gemaakt in samenwerking met de VNG, gemeenten en vakbonden. Naast het stappenplan staat de handleiding vol met tips en inspirerende praktijkvoorbeelden, die helpen om de eigen arbeidsmarktvraagstukken te beantwoorden. Het plan is te maken in 4 – 6 weken met als uitgangspunt dat de gemeente er ook echt mee aan de slag kan. Tip van de ervaringsdeskundigen: kies niet teveel speerpunten tegelijk. Gemeenten die hun plannen delen, dingen daarmee ook mee in de wedstrijd welke gemeente de beste arbeidsmarktstrategie heeft.

Omscholing

Als het gaat om omscholing, kan het A&O Fonds gemeenten praktisch ondersteunen met het omscholen van personeel, óók als mensen niet afkomstig zijn van de overheid. Barry Schoenmaker: ‘De uitstroom van kennis en ervaring is een groot risico – ook daar moet je een plan op gaan maken. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van de omgevingswet. Bekijk bijvoorbeeld hoe kun je die taken kunt opsplitsen zodat je ook gebruik kunt maken van generieke kennis. Niet voor elke onderdeel van de implementatie van de omgevingswet, is het noodzakelijk om een specialist op in te zetten’. Ook goed om te weten: vanuit het Rijk zijn middelen beschikbaar voor omscholing vanuit de coronagelden. De FAMO onderzoekt momenteel hoe zij als vereniging ook een actieve bijdrage kan gaan leveren aan het functiefit maken van bijvoorbeeld starters en mensen die omgeschoold worden.

Kennis en ervaringen actiever delen en ontsluiten

Het delen van kennis en ervaring kan ook veel winst opleveren. Om die reden start het A&O Fonds begin 2022 met het leernetwerk De toekomst van financiën. Projectleider Monique Teeuwen: ‘In de leergang worden directeuren financiën, directeuren bedrijfsvoering en controllers meegenomen in de veranderopgave waar we de komende jaren voor gesteld worden. Daarnaast worden vier webinars georganiseerd die vooral gericht zijn op de adviseurs en medewerkers. Ook start het A&O Fonds met intervisiegroepen voor gemeenteprofessionals om kennis en ervaring met elkaar te delen en is er geld of een inhoudelijk expert beschikbaar voor gemeenten met een concrete ondersteuningsvraag. Eén van de deelnemers aan de webinar deelt zijn ervaring over het samenwerken aan strategische HR-vraagstukken en werving met meerdere gemeenten. De sprekers zien hierin ook een grote meerwaarde, zeker bij gemeenten met een vergelijkbare schaalgrootte.

Focus op instroom

Eén van de doelgroepen die gemeenten binnen moeten zien te krijgen, zijn startende professionals. Nico Slagter: ‘Denk daarbij aan een traineeprogramma, aan gezamenlijk opleiden, maar ook aan stageplekken. Dilemma is wel dat in de huidige situatie vaak vooral nood is aan ervaring. Toch pleiten wij ervoor om hier wel serieus naar te kijken. Vanuit BMC maken we vaak een combinatie van ervaren adviseurs met trainees. Is een win-win voor allemaal: de trainee leert het werk van een ervaren adviseur, de klant betaalt minder omdat de trainee ook zaken op kan pakken’. Nico Slagter pleit ook voor meer aandacht voor SROI bij het aangaan van contracten. SROI is een methodiek voor het meten van de (extra) sociale en maatschappelijke waarde voortvloeiend uit een investering die bijvoorbeeld de overheid doet. ‘BMC doet dat bijvoorbeeld door het opleiden van vluchtelingen en mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Dat vraagt wel creativiteit aan de kant van de inhurende partij: als heel strakke eisen gesteld worden in een aanbesteding, zijn dergelijke samenwerkingsverbanden lastiger te realiseren. Eigenlijk doe je jezelf daar als organisatie mee tekort’. Slagter adviseert daarom om zeker in meerjarige raamovereenkomsten over flexibele inzet van personeel, voortdurend in gesprek te blijven. ‘Vraag je op gezette momenten samen af of we wel met de goede dingen bezig zijn qua strategische personeelsplanning’.

Kijk om je heen

Tot slot geven sprekers mee dat ook de samenwerking met opleidingsinstellingen van meerwaarde kan zijn. Barry Schoenmakers: ‘Veel opleidingen praten niet over werken bij de overheid, met name bij de financiële opleidingen is dat echt geen thema. Ga daar nu eens naartoe en zorg dat de overheid ook echt zichtbaar wordt voor studenten’.

Het grootste risico voor de komende anderhalf jaar is volgens Karin Sleeking het dilemma tussen het blijven leveren van je basisdienstverlening versus het werken aan een plan hoe je met de arbeidsmarkt in totaal om wilt gaan. ‘Er komen zoveel vragen van bewoners en taken vanuit de centrale overheid, dat kunnen medewerkers steeds lastiger het hoofd bieden. Het zorgen voor een plan is daarom wel écht noodzaak: kies prioriteiten en sta open voor creativiteit om vraagstukken langere termijn het hoofd te kunnen bieden’.

Partnerbijdrage