Zicht op budget jeugdzorg

“Hier kan ik toch niet mee aankomen bij mijn wethouder?” verzuchtte de directeur sociaal domein van een middelgrote gemeente. “Twee weken geleden meldde ik dat we binnen budget bleven, nu heb ik ineens een overschrijding van een half miljoen euro!”

Vertragingen en fouten in de facturatie bij de jeugdzorg leveren voor gemeenten problemen op bij de voorspelbaarheid van budgetten en in de verantwoording ervan. In de dagelijkse praktijk zien wij regelmatig liquiditeitsproblemen bij jeugdzorginstellingen. Problemen die vaak worden veroorzaakt doordat facturen niet of veel te laat worden verzonden afspraken niet op de werkvloer landen. Of omdat betalingen ernstige vertraging oplopen door fouten in de facturen of slechte afstemming met de gemeente. -EIFFEL

Inkoop is de sleutel

Sinds de decentralisaties in 2016 bepalen gemeenten de spelregels bij de wijze van aanbesteding en contractering. Hierbij ligt de focus vooral op doelstellingen en producten en wordt er tot nu toe nauwelijks aandacht besteed aan administratieve processen en definities. Terwijl hiér juist de sleutel ligt in de samenwerking. Een simpel voorbeeld: de gemeente koopt een product in uren in, terwijl de zorginstelling administreert in minuten.

Wat kun je morgen anders doen?

1. Loop bij elkaar een dag mee, zodat je elkaars processen beter begrijpt en hier in de aanbesteding/contractonderhandelingen op kunt anticiperen.
   
2. Stel voorafgaand aan de aanbesteding gezamenlijk een definitieboek vast, via een marktconsultatie. Dit voorkomt onduidelijkheid achteraf.
   
3. Neem vanuit de markconsultatie ook het administratieve proces (zoals facturatie en verantwoording) mee in de aanbesteding.
   
4. Leer van iedere aanbesteding en evalueer hoe het facturatieproces de afgelopen periode is verlopen. Gebruik deze kennis om de nieuwe aanbesteding op dit onderdeel te verbeteren.

In de pijplijn

Betere afstemming van facturatieprocessen voorkomt vertraging in de facturatie vanuit de jeugdzorginstelling. Je voorkomt dat facturen telkens heen en weer gaan, omdat ze niet door het financiële systeem van de gemeente geaccepteerd worden.

Er is een verschil tussen de betaalde facturen die ten laste zijn gebracht van een budget en daarmee direct zichtbaar zijn en een volume aan facturen die ‘zweven’. Deze zwevende facturen geven een goede indicatie wat er nog in de pijplijn zit en welke zorg al verleend is en betaald dient te worden indien deze voldoen aan de contractafspraken.

Ons advies:

• monitor deze stroom vanaf het moment van binnenkomst. Bijvoorbeeld via een simpele verplichtingenadministratie in Excel.
  
• geef ieder gestart zorgtraject een financiële waarde mee (op basis van de ervaringen/gemiddelden) om zo de voorspelbaarheid, ook over een jaargrens heen, te verhogen.

Blockchain als alternatief?

Is er naast het optimaliseren van het inkoopproces nog een andere mogelijkheid om dit proces te verbeteren? De ontwikkelingen op het gebied van Blockchain bieden hier mogelijk uitkomst. Een blockchain zorgt er bijvoorbeeld voor dat een gemeente niet meer op facturen hoeft te wachten en snel wijzigingen in behandeltrajecten door krijgt.

Zo hebben we met het leerlingenvervoer al een interessante pilot opgezet. Een pilot die binnen alle wettelijke kaders, inclusief privacy, de facturatie en verantwoording stroomlijnt. Het biedt voorspelbaarheid en actueel inzicht voor de gemeente als betaler, de ouder/het kind als cliënt en de taxionderneming als leverancier. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om voor de accountant de ‘levering in natura’ aannemelijk te maken. Niet onbelangrijk, liquiditeitsproblemen door te late of verkeerde facturatie of te late betaling, behoren hiermee tot het verleden.

Blockchain in de jeugdzorg; een goed idee?

We zijn benieuwd naar uw reactie.

Martijn Mahler, Klaas Kelly - EIFFEL.